Professionisti e spese di trasferta, le nuove regole per la fatturazione 2025

18 Feb 2025

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La riforma dell’Irpef, in attuazione della legge delega, attuata con il D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192, ha previsto, tra le altre modifiche, anche una diversa modalità di imposizione delle spese di trasferta per i professionisti.

In particolare dal 1° gennaio 2025 le spese di trasferta sostenute dal professionista e addebitate analiticamente al cliente non saranno più deducibili dal reddito né imponibili.

Le nuove disposizioni in materia di reddito dei professionisti prevedono che il rimborso delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico, e addebitate analiticamente in capo al committente, non debbano essere più considerate come compensi.

Dal 1° gennaio 2025, l’addebito di questi importi in fattura seguirà regole diverse rispetto al passato.

In base alla normativa previgente, le spese sostenute dal professionista per lo svolgimento dell’incarico e riaddebitate analiticamente ai clienti, concorrevano contestualmente ad alimentare i compensi e a costituire costi deducibili dal reddito professionale.

Per i professionisti in regime ordinario, le spese di trasferta (vitto e alloggio) oggetto di addebito analitico erano redditualmente non rilevanti, avuto riguardo al fatto che mentre concorrevano all’ammontare dei compensi indicato nel rigo RE2 del Quadro RE del modello Redditi (compensi derivanti dall’attività professionale o artistica) e, contestualmente concorrevano per l’intero – senza alcuna limitazione al 75% normalmente prevista per tali tipologie di spese, né la limitazione in misura percentuale del 2% rispetto agli onorari complessivi – al rigo RE15 colonna 2 (Spese per prestazioni alberghiere e per somministrazione di alimenti e bevande in pubblici esercizi – Spese addebitate analiticamente al committente) del Quadro RE.

Il medesimo trattamento era applicato al reddito dei professionisti in regime forfetario, per i quali l’ammontare delle spese oggetto di addebito analitico concorrevano all’ammontare dei compensi, senza che fosse possibile dedurre analiticamente gli stessi oneri, con la conseguenza che il reddito imponibile era aumentato delle spese riaddebitate.

L’art. 5 del D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192 modifica in modo significativo le regole di determinazione dei redditi di lavoro autonomo, modificando l’art. 54 del TUIR, con una opportuna riorganizzazione legislativa per effetto della quale il pregresso dispositivo dell’art. 54 viene articolato negli articoli da 54 a 54-octies.

Per quanto qui di interesse, rileva la nuova formulazione dell’art. 54 del TUIR, in vigore a partire dal 31 dicembre 2024 ma con applicazione dal 1° gennaio 2025, che al comma 2, lettera b), prevede che:

Non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di:

1. a) …
2. b) Rimborso delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente.

La norma è entrata in vigore il 31 dicembre 2024, con effetti a valere sul periodo di imposta in corso a tale data, l’art. 6 del citato Decreto legislativo specifica che il trattamento delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente, nonché le relative somme percepite a titolo di rimborso delle medesime, continuano, rispettivamente, a essere deducibili dal reddito di lavoro autonomo e a concorrere alla formazione del medesimo secondo le regole in vigore in precedenza.

A decorrere dal 1° gennaio 2025 cambia tutto, e nel caso in cui sia necessario inserire in parcella questa tipologia di riaddebito occorre fare riferimento alla nuova e diversa qualifica (da importi assimilati agli onorari, a somme che non concorrono alla formazione del reddito), poiché da tale nuova impostazione derivano anche le modalità di addebito in via di rivalsa del contributo per la cassa nazionale dell’ordine professionale e l’assoggettamento a ritenuta d’acconto.

Professionista in regime ordinario e spese di trasferta oggetto di riaddebito analitico dal 2025

Dal primo gennaio 2025 le somme che il professionista incassa a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente, non concorrono a formare il reddito. In altri termini, non sono più da considerarsi, come invece accadeva in precedenza “onorari”.

Ai fini IVA le somme riaddebitate al cliente non sono escluse dalla base imponibile si sensi dell’art. 15 del D.P.R. 633/1972, in quanto non anticipate in nomee per conto, posto che il caso qui in esame vede il documento di spesa essere intestato al professionista.

Si abbia il seguente esempio:

un professionista (iscritto a cassa che prevede rivalsa del contributo nella misura del 4%) riceve un incarico dalla società VERDI s.r.l. In ragione di tale incarico deve effettuare una trasferta di alcuni giorni, sostenendo le seguenti spese: pernottamento e pasti presso “Albergo X”, per un ammontare pari a 2.000 euro più IVA. La fattura dell’albergo, numero 134 del mese di gennaio, è intestata al professionista, che la contabilizza, portando in detrazione l’IVA assolta sull’acquisto. Tale spesa è poi oggetto di riaddebito analitico in capo al committente.

• Fino all’anno 2024 la fattura di riaddebito analitico della spesa sostenuta sarebbe stata predisposta considerando i 2.000 euro di riaddebito quale compenso a tutti gli effetti, e quindi assoggettato a rivalsa del contributo cassa di previdenza e a ritenuta d’acconto. Pertanto, se la spesa fosse stata sostenuta nel 2024 la parcella di riaddebito sarebbe stata così strutturata:

Rimborso analitico spese vitto e alloggio riferimento incarico professionale del 2024

Nel modello Redditi UNICO 2025, anno di imposta 2024, euro 2.000 concorrono al rigo RE2 (onorari) e la medesima somma viene portata interamente in deduzione (RE15 colonna 2).

A partire dal 2025 il rimborso non ha più natura di onorario. Di conseguenza non è più assoggettato a rivalsa cassa professionale, né subisce ritenuta d’acconto

La parcella di riaddebito emessa nel 2025 è quindi così strutturata:

Rimborso analitico spese vitto e alloggio riferimento incarico professionale 2025

Nel modello Redditi UNICO 2026 anno di imposta 2025 euro 2.000 euro di rimborso spese analitico non concorrono al rigo RE2. Allo stesso modo, tale somma diviene totalmente indeducibile, e non viene quindi indicata al rigo RE15 colonna 2, campo che non avrà più ragione di esistere, posto che la sua funzione, in precedenza, era proprio quella di evidenziare le somme oggetto di riaddebito analitico al fine di consentirne la deduzione integrale dal reddito.

A partire dal 2025 le spese sostenute ed oggetto di riaddebito analitico sono indeducibili. Le stesse, tuttavia, potranno essere dedotte nel caso in cui il rimborso non venga effettuato, nel rispetto delle condizioni stabilite dal nuovo art. 54-ter del TUIR:

• il committente ha fatto ricorso o è stato assoggettato a uno degli istituti di regolazione disciplinati dal codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza;
• la procedura esecutiva individuale nei confronti del committente è risultata infruttuosa;
• il diritto alla riscossione del credito si è prescritto;
• nel caso in cui le spese stesse non siano rimborsate dal committente entro un anno dalla loro fatturazione, se l’ammontare del compenso e delle spese, complessivamente considerati, è inferiore a 2.500 euro.

Professionista in regime forfetario e spese di trasferta oggetto di riaddebito analitico dal 2025

Analogamente a quanto previsto per i professionisti in regime ordinario, le modifiche introdotte al TUIR si applicano anche i contribuenti in regime forfetario, avendo riguardo alle specificità del regime agevolato.

Di seguito si analizza la differenza nel trattamento di queste somme tra quanto previsto fino al 2024, e a partire dal 2025, con riferimento alle modalità di emissione della parcella di riaddebito analitico delle spese di vitto e alloggio per un contribuente lavoratore autonomo, in regime Legge n. 190/2014, art. 1, commi 54 ss.

Si abbia il seguente esempio:

Un professionista (iscritto a cassa che prevede rivalsa del contributo nella misura del 4%) riceve un incarico dalla società VERDI s.r.l. In ragione di tale incarico deve effettuare una trasferta di alcuni giorni, sostenendo le seguenti spese: pernottamento e pasti presso “Albergo X”, per un ammontare pari a 2.000 euro più IVA. La fattura dell’albergo, numero 143 del mese di gennaio, è intestata al professionista. Trattandosi di contribuente in regime forfetario, la fattura di acquisto viene semplicemente conservata dallo stesso, e l’IVA assolta sull’acquisto non è detraibile, divenendo di conseguenza una componente della spesa sostenuta. La spesa è oggetto di riaddebito analitico in capo al committente.

• Fino all’anno 2024 la fattura di riaddebito analitico della spesa sostenuta sarebbe stata predisposta considerando i 2.200 euro di riaddebito (2.000 euro più IVA 10%, in quanto indetraibile) quale compenso a tutti gli effetti, e quindi assoggettato a rivalsa del contributo cassa di previdenza. Trattandosi di contribuente in regime forfetario, ovviamente, non sono presenti né IVA né ritenuta d’acconto.

Di conseguenza, se la spesa fosse stata sostenuta nel 2024 la parcella di riaddebito sarebbe stata così

strutturata:

Rimborso analitico spese vitto e alloggio riferimento incarico professionale 2024.

Nel modello Unico 2025, anno di imposta 2024, euro 2.200 concorrono al rigo LM22 colonna 3 (componenti positivi), contribuendo quindi alla determinazione del reddito e rilevando anche ai fini della soglia di 85.000 euro rilevante ai fini del mantenimento del regime agevolato nell’anno successivo, e di 100.000 euro rilevante ai fini dell’estromissione dal regime agevolato già in corso d’anno.

La spesa sostenuta non rileva analiticamente, in quanto compresa nella percentuale di forfetizzazione dei costi riconosciuta ai contribuenti in regime forfetario.

A partire dal 2025 il rimborso non è più considerato un onorario. Pertanto non è più assoggettato alla rivalsa per il contributo alla cassa professionale.

A partire dal 2025, la parcella di riaddebito è quindi così strutturata:

Rimborso analitico spese vitto e alloggio riferimento incarico professionale 2025

Nel modello Unico 2026, anno di imposta 2025, euro 2.200 non saranno più compresi nel rigo LM22 colonna 3 (componenti positivi).

Tutto ciò premesso, assume particolare rilevanza, per i professionisti, non ricorrere laddove possibile all’addebito analitico in capo al committente delle spese sostenute.

È infatti necessario evidenziare che le considerazioni e le esemplificazioni sovra riportate valgono solo nel caso in cui il riaddebito delle spese in capo al committente avvenga analiticamente.

Il riaddebito è analitico quando:

1. il documento di spesa è intestato al professionista, che ha sostenuto tale spesa in ragione del mandato che gli è stato conferito dal committente;
2. la spesa viene analiticamente riaddebitata al committente, ovvero ogni singolo documento di spesa viene puntualmente indicato in parcella, e la somma addebitata risulta corrispondere esattamente ai documenti stessi.

È sempre possibile procedere con un rimborso spese “forfetario”, ovverosia l’addebito di una somma onnicomprensiva non necessariamente esattamente corrispondente a quella sostenuta dal professionista.

Facendo riferimento all’incarico professionale dell’esempio, il professionista potrebbe addebitare in parcella un generico “Rimborso spese di trasferta per esecuzione mandato del…”, indicando, in ipotesi, l’ammontare di 2.500 euro a forfait, senza quindi citare espressamente la fattura a lui rilasciata da “Albergo X” e addebitando una somma diversa da quella effettivamente sostenuta a titolo di spese.

La somma addebitata a titolo di rimborso spese a forfait, esattamente come in passato, deve essere trattata esattamente come un onorario imponibile, e quindi è anche soggetta a rivalsa cassa professionale e a ritenuta, se applicabile. Sotto il profilo speculare delle spese effettivamente sostenute:

• se il professionista è in regime ordinario, anche dopo la riformulazione dell’art. 54 del TUIR, le spese di vitto e alloggio sono deducibili nella misura del 75%, e entro massimo il 2% degli onorari conseguiti. Se la spesa è da considerarsi di rappresentanza, fermo restando la deducibilità per vitto e alloggio limitata al 75%, la deducibilità è ulteriormente limitata all’1% del totale dei compensi dell’esercizio;
• se il professionista è in regime forfetario, la spesa non è deducibile analiticamente (vale la percentuale di forfetizzazione).

Conclusioni

Avendo riguardo alla nuova disciplina il professionista in regime ordinario che procede con la richiesta di un rimborso forfetario invece che per il rimborso analitico subirà, come minimo, la “perdita” pari al 25% della rilevanza del costo fiscalmente riconosciuto alle spese di vitto e alloggio, e potenzialmente anche l’ulteriore decurtazione del costo fiscale in relazione all’ammontare complessivo degli onorari.

Se, invece, il professionista sceglie il rimborso analitico, l’operazione sarà redditualmente neutra, e in ogni caso si potrà dedurre il costo delle spese sostenute laddove il rimborso non abbia poi effettivamente luogo, alle condizioni previste dal neo introdotto art. 54-ter del TUIR.

Nel caso in cui il professionista sia in regime forfetario, se il rimborso viene chiesto senza specifica analitica, le somme dovranno essere trattate a tutti gli effetti come onorari, e quindi concorreranno (tenuto conto della sola percentuale di forfetizzazione) alla determinazione del reddito, sia ai fini dell’imposta sostitutiva che ai fini previdenziali. Inoltre, le somme rimborsate sono anche rilevanti ai fini della soglia degli 85.000 euro per il mantenimento del regime agevolato nell’anno successivo, ed ai fini della soglia dei 100.000 euro sotto il profilo dell’estromissione dal regime già in corso d’anno.

Di contro se il rimborso viene richiesto analiticamente, l’ammontare rimborsato, a partire dall’anno di imposta 2025, non andrà indicato nel quadro LM del modello Redditi, con conseguente irrilevanza sotto il profilo reddituale, previdenziale e del rispetto delle soglie, una situazione di vantaggio per il contribuente, il quale evita ogni penalizzazione.

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