23 Feb 2025
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A partire dal 1° gennaio 2025, la gestione fiscale dei rimborsi spese per dipendenti e collaboratori ha subito importanti modifiche, principalmente introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024). Queste novità riguardano la tracciabilità dei pagamenti e la deducibilità delle spese, con l’obiettivo di garantire maggiore trasparenza e conformità fiscale.
- Obbligo di tracciabilità dei pagamenti
Dal 2025, per poter dedurre fiscalmente le spese di trasferta, vitto, alloggio e trasporto sostenute da dipendenti e collaboratori, è obbligatorio che tali spese siano pagate tramite mezzi tracciabili. Questo significa che i pagamenti devono essere effettuati utilizzando strumenti come bonifici bancari, carte di credito, carte di debito o altri metodi elettronici che garantiscano la tracciabilità della transazione. L’obiettivo è prevenire l’uso di contante e assicurare una maggiore trasparenza nelle transazioni finanziarie.
- Tipologie di rimborsi spese
I rimborsi spese possono essere classificati in:
- Rimborsi a piè di lista: rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate dal dipendente o collaboratore.
- Rimborsi forfettari: importi predeterminati concessi per coprire spese generali, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.
- Rimborsi misti: combinazione tra rimborso a piè di lista e forfettario.
- Trattamento fiscale dei rimborsi
Il trattamento fiscale varia a seconda della tipologia di rimborso e del soggetto destinatario:
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Le indennità o i rimborsi di spese sostenute nel territorio comunale sono integralmente imponibili per il dipendente, tranne i rimborsi di trasporto, se comprovati con documenti (es. ricevute del taxi) per i quali i pagamenti siano tracciabili.
È necessaria una documentazione interna che attesti quando il dipendente ha svolto attività fuori sede.
Condizioni e limiti per la deducibilità
I rimborsi analitici e forfettari delle spese di trasferta sono deducibili per il datore di lavoro solo se documentati e tracciabili.
Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione dal reddito dell’impresa datrice di lavoro per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite e’ elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile e’ limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel
- Esempi pratici
Esempio 1: Rimborso spese di trasferta con pagamento tracciabile
Un dipendente sostiene una spesa per trasferta di €150 per un biglietto aereo e €50 per un taxi, pagando entrambe le spese con carta di credito. Se l’azienda rimborsa integralmente i costi documentati e il pagamento è tracciabile, l’importo di €200 è esente da tassazione per il dipendente e deducibile per l’azienda.
Esempio 2: Rimborso spese di trasferta con pagamento in contanti
Se lo stesso dipendente avesse pagato le spese in contanti, anche presentando le ricevute, l’azienda non potrebbe dedurre fiscalmente l’importo rimborsato, poiché manca la tracciabilità del pagamento.
Esempio 3: Rimborso forfettario
Un collaboratore riceve un rimborso forfettario mensile di €300 per spese di rappresentanza, come stabilito nel contratto. Tale importo è considerato reddito imponibile per il collaboratore e soggetto a tassazione, mentre per l’azienda è deducibile nei limiti previsti dalla normativa.
- Novità introdotte dal 2025
Le principali novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 includono:
- Obbligo di tracciabilità: Le spese di trasferta, vitto, alloggio e trasporto devono essere pagate con mezzi tracciabili per essere deducibili fiscalmente.
- Digitalizzazione della documentazione: È incentivato l’uso di strumenti digitali per la gestione e l’archiviazione delle note spese, facilitando i controlli e la rendicontazione.
- Revisione dei limiti di esenzione: Sono stati aggiornati i limiti entro cui i rimborsi forfettari sono esenti da tassazione, con l’obiettivo di adeguarli al costo della vita e alle esigenze operative.
- Conclusione
Le aziende e i professionisti devono adeguarsi alle nuove normative per garantire la deducibilità delle spese e evitare sanzioni. È fondamentale aggiornare le policy interne, formare il personale amministrativo e assicurarsi che tutti i pagamenti relativi a rimborsi spese siano effettuati con mezzi tracciabili. Inoltre, l’adozione di sistemi digitali per la gestione delle note spese può semplificare la conformità alle nuove disposizioni e migliorare l’efficienza operativa.
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